Korak po korak do projekta

Svaki početak projekta kreće s idejom. Kako bismo razvili kvalitetnu projektnu ideju trebamo si postaviti konkretna pitanja:

• Što se projektom želi postići i na koji način? Koji je viši cilj vašeg projekta?
• Kakve probleme projekt rješava?
• Koja je ciljana skupina i koji su to krajnji korisnici?
• Koje aktivnosti trebamo poduzeti kako bismo ostvarili cilj?
• Koliki su okvirni troškovi projekta?

U ovoj fazi nisu poznati svi projektni parametri te je stoga nakon osnovne idejne razrade moguće projekt razvijati u različitim pravcima.

Nakon projektne ideje potrebno je razmotriti na koji način projekt može biti realiziran. Analizom natječaja moguće je identificirati optimalni izvor sredstava koja su potrebna za provedbu projekta.

Analiza i identifikacija natječaja mora uzeti u obzir više parametara:

• NKD djelatnost
• iskorištena dodijeljena bespovratna sredstva
• ukupni troškovi planiranog projekta u odnosu na natječaje
• troškovi planiranog projekta po elementima
• željeni intenzitet i maksimalni iznos potpore

Kod procjene projektne prijave potrebno je osigurati usklađenost projektne ideje s ciljevima natječaja.

Prihvatljivost projekta ovisi o:

• dužini poslovanja i veličini poduzeća prijavitelja
• organizacijskoj strukturi prijavitelja
• usklađenosti sa strateškim dokumentima
• dosadašnjoj financijskoj stabilnosti
• financijskom kapacitetu prijavitelja
• financijskoj i komercijalnoj održivost projekta
• ograničenju prijave (de minimis, regionalne potpore i sl.)
• spremnosti projekta

Kod pripreme projekata potrebno je provjeriti možete li ishoditi dokumentaciju:

• prijavni obrazac / poslovni plan
• potvrde – porezna uprava, registracije i sl.
• tehnička dokumentacija

Kako konzultanti mogu pomoći?

1. izrada projektne dokumentacije i prijava
2. vođenje projekta
3. provedba projekta u skladu s pravilima izvještavanja EU
4. priprema i provedba postupaka javne nabave

• administrativne kontrole
• procjene prihvatljivosti troškova i/ili aktivnosti
• usklađenost hodograma aktivnosti

NE ZABORAVITE NA:

• upite / dopune / obrazloženja unutar vremenskom okvira
• dostavu dodatne dokumentacije
• potpisivanje ugovora sukladno pravilima natječaja
• direktnu odgovornost za provedbu projekta

Potrebno je postaviti si pitanja poput:

• Koje sve zadatke moramo napraviti?
• Kako ćemo ostvariti te zadatke?
• Koliko vremena nam je potrebno?
• Tko će sve sudjelovati u provedbi? Kada? Na koji način?
• Koliki nam je odobreni proračun?

Identifikacija rizika mora trajati koliko i sam projekt! Razlikujemo nekoliko vrsti rizika:

• rizik dovršetka – da li će projekt biti završen u planiranom roku?
• rizik troškova – da li će troškovi prerasti planirane?
• rizik izvedbe – da li će projektni rezultati/oprema biti u skladu?

Uz navedene rizike postoje i interni rizici u koje spadaju: ljudski potencijali, tehnološki izvor, marketinški rizik, rizik kvalitete proizvoda, kulturološki rizik. Također, valja uzeti u obzir i eksterne rizike poput financijskih, političkih, rizika tržišta radne snage, pravnih, meteoroloških, tehnoloških, kulturoloških te konkurencijskih.

Financijsko upravljanje sastoji se od:

• planiranja prihoda i troškova (prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi, PDV)
• upravljanja projektnim sredstvima
• upravljanja proračunom (promjene na tržištu)
• analize procesa provedbe plaćanja (metoda plaćanja / nadoknade)

Potrebno je voditi računa o realnim rokovima i premošćivanju nedostatka raspoloživih sredstava!

• izvješća o napretku (1 – ∞)
• završno izvješće o provedbi projekta
• izvješće nakon provedbe projekta

Uvijek treba imati na umu da financijska dokumentacija vezana uz projekt mora ostati dostupna za reviziju 5 – 7 godina po završetku projekta, odnosno 3 godine nakon završetka Operativnog programa.

Zašto? Prezentacija ideje/ podizanje svijesti / podjela stečenih znanja!

Potrebno je definirati ciljnu skupinu:
• korisnici projektnih rezultata
• opća javnost
• mediji
• …

Potrebno je definirati komunikacijske alate:
• informativna ploča/ naljepnice
• web / FB
• konferencija/radionica
• publikacije