Dan prije sajma najčešće se razmišlja o tome što ponijeti. Priprema za sajam zapravo ima tri faze, koje se lako zaborave kad je fokus samo na pakiranju robe: ono što se rješava prije polaska, ono što se događa na samom štandu, i ono što ostaje nakon.
Prije polaska: manje odluka na licu mjesta
Najveći dio dobrog sajamskog dana odlučuje se već kod kuće. Lako je ponijeti “malo od svega”, ali to obično znači da ni jedan proizvod ne dobije dovoljno prostora ni pažnje, dok dio robe ostane neprodan i vozi se natrag. Bolje je unaprijed odlučiti koji su glavni proizvodi za taj konkretan sajam i u kojoj količini, uzimajući u obzir tko na taj sajam dolazi. Turistički ili gradski sajam obično traži manja i praktičnija pakiranja, dok lokalna tržnica sa stalnim kupcima bolje prihvaća veća, obiteljska pakiranja.
Jednako je važno unaprijed znati kako se ti glavni proizvodi predstavljaju u par rečenica. Kupac rijetko ima vremena za dug razgovor, pa vrijedi imati spreman kratak i jasan opis za svaki ključni proizvod, umjesto da se on smišlja u hodu dok kupac već stoji ispred štanda. Isto vrijedi i za pitanja koja se ionako ponavljaju na svakom sajmu, poput cijene za veće količine, roka trajanja, načina čuvanja ili mogućnosti dostave. Kad su odgovori unaprijed dogovoreni, posebno ako na štandu radi više ljudi, prodavač djeluje sigurnije i kupac dobiva odgovor bez oklijevanja, što izravno utječe na to hoće li kupiti.
Na štandu: vizualni dojam koji se vidi izdaleka
Kupac hoda pored reda štandova i pogledom bira gdje će stati, i to u svega nekoliko sekundi, mnogo prije nego što uopće stigne do dovoljne blizine da pročita etiketu ili čuje što prodavač govori. Na toj udaljenosti presudan je vizualni dojam štanda kao cjeline, ne samo pojedinačni proizvod na njemu.
Upravo tu većina manjih proizvođača gubi najviše prilika. Improvizirana ploča s rukom pisanom cijenom ili štand bez ičega što ga izdvaja od susjednog, jednostavno se ne primijeti u moru sličnih ponuda. Roll-up s nazivom gospodarstva, plakat s fotografijom proizvodnje ili jednostavan, dosljedan vizualni identitet na cijelom štandu rade posao koji prodavač sam ne stigne odraditi za svakog prolaznika: zaustavljaju pogled i u sekundi komuniciraju tko ste, prije nego što je izgovorena ijedna riječ. Profesionalno izrađen promotivni materijal pritom ne mora biti skup ni kompliciran za transport, dovoljan je jedan kvalitetan roll-up i jedan plakat koji se koriste na svakom sljedećem nastupu, umjesto da se za svaki sajam iznova improvizira.
Dok je štand pun i uredan, vrijedi odvojiti i minutu za nekoliko fotografija: štanda u cjelini, proizvoda posloženih na njemu, možda i trenutka razgovora s kupcem. Te fotografije kasnije postaju najbolji materijal za ono što slijedi nakon sajma.
Poslije sajma: povežite se s kupcima
Sajam je prilika da se upozna novi kupac, ali samo ako iza toga ostane nešto više od jedne transakcije. Kupac koji je danas prvi put probao vaš sir ili med sljedeći put možda neće biti baš na tom sajmu, ali bi rado naručio izravno kad bi znao kako. Jednostavna ceduljica s kontaktom, ili mogućnost da netko ostavi broj za obavijesti o novoj sezoni, pretvara jednokratnog kupca u nekoga tko se vraća.
Vrijedi si uzeti i pet minuta nakon rastavljanja štanda da se zapiše što se najbolje prodavalo, u koje doba dana je bilo najviše prometa i što bi idući put trebalo napraviti drugačije. Ta kratka bilješka uštedi puno nagađanja prije sljedećeg sajma i pretvara svaki idući nastup u malo bolju verziju prethodnog.
Iste večeri, ili najkasnije sutradan, objavite i nekoliko fotografija sa štanda uz kratku poruku da ste bili na sajmu i gdje. Takva objava radi nekoliko stvari odjednom: kupcima koji su vas propustili pokazuje da ste bili prisutni i da im niste nedostupni, kupcima koji su vas posjetili služi kao podsjetnik i prilika da vas dodatno prate, a fotografija punog štanda ili zadovoljnih kupaca djeluje kao potvrda da drugi već kupuju od vas, što novom kupcu olakšava odluku. Uz fotografiju vrijedi dodati i informaciju kamo dalje, primjerice gdje vas se može pronaći sljedeći put ili kako naručiti izravno, kako bi objava završila konkretnim korakom, a ne samo dojmom s događaja.
Ključ uspjeha sajamskog dana često leži u tome tko je bio pripremljeniji za susret s kupcem koji prolazi u žurbi i bira u sekundi, i tko se pobrinuo da taj susret ne završi zaboravom čim se ode sa štanda.